Egy iroda működtetése során számos rendszeres kiadással kell számolni. Az irodabérlet, a rezsi, az informatikai eszközök, az irodaszerek és a különböző szolgáltatások költségei egyaránt hatással vannak a vállalkozás havi kiadásaira. Ezek között a nyomtatással kapcsolatos ráfordítások elsőre kisebb tételnek tűnhetnek, rendszeres és nagyobb mennyiségű dokumentumnyomtatás mellett azonban a kellékanyagok beszerzése is számottevő költséggé válhat.

Xerox utángyártott toner használatával az iroda egyik rendszeresen felmerülő kiadását lehet tudatosabban kezelni. A toner fogyóeszköz, ezért a gyakran használt nyomtatók esetében időről időre szükség van az utánpótlásra. Ha egy vállalkozás sok dokumentumot nyomtat, a kellékanyagok ára hosszabb távon már érezhető részt képviselhet az irodai költségek között. Az irodai költségtervezés során érdemes nemcsak az egyszeri beszerzéseket, hanem a folyamatosan jelentkező kiadásokat is áttekinteni. A toner mellett ilyen lehet például a papír, a postázás, az informatikai eszközök karbantartása vagy az egyéb irodaszerek utánpótlása. Ezek külön-külön talán nem jelentenek jelentős összeget, összességében azonban érdemes figyelmet fordítani rájuk.

A nyomtatási költségek optimalizálásánál a megfelelő toner kiválasztása mellett a nyomtatási szokások is fontosak lehetnek. A felesleges dokumentumok nyomtatásának elkerülése, a digitális tárolás előnyben részesítése és a kétoldalas nyomtatás alkalmazása egyaránt csökkentheti a papír- és kellékanyag-felhasználást. Így nemcsak a toner fogyasztása mérsékelhető, hanem az irodai működés is takarékosabbá válhat. A toner kiválasztásánál ugyanakkor nem célszerű kizárólag az árat figyelembe venni. Fontos szempont a kompatibilitás, a kapacitás és a várható nyomtatási mennyiség is.